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Adjoint exécutif/adjointe exécutive

  • Work Term: Permanent
  • Work Language: English
  • Hours: 35 heures par semaine
  • Education:
  • Experience:

Études

  • Certificat ou diplôme d'un collège, d'un cégep ou d'un autre établissement d'enseignement non universitaire d'un programme d'une durée de 1 an à 2 ans
  • Gestion de bureau d'affaires
  • Adjoint administratif et secr\u00E9tariat (g\u00E9n\u00E9ral)
  • Adjoint de direction/secr\u00E9taire de direction
  • ou experience équivalente

Milieu de travail

  • Université ou collège
  • École publique
  • Administration publique
  • Éducation

Tâches

  • Compiler des données pour préparer des documents
  • Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
  • Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
  • Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
  • Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
  • Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
  • Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
  • Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
  • Fournir le service à la clientèle
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
  • Gérer et mettre en œuvre la convention collective négociée, y compris les conditions d'emploi, entre le syndicat et l'employeur
  • Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents

Systèmes de gestion (sig ou bd)

  • SharePoint
  • MS PowerPoint
  • MS Access
  • MS Excel
  • MS Office
  • MS Outlook
  • MS Word
  • Chiffrier électronique

Domaine d'expérience de travail

  • Ressources humaines
  • Correspondance
  • Administration des affaires et gestion

Sûreté et sécurité

  • Vérification de casier judiciaire
  • Vérification du registre de cas d'enfants maltraités

Conditions de travail et capacités physiques

  • Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
  • Travail sous pression
  • Délais serrés
  • Souci du détail
  • Volume de travail élevé

Qualités personnelles

  • Précis
  • Sens des responsabilités
  • Relations interpersonnelles efficaces
  • Excellente communication orale
  • Excellente communication écrite
  • Flexibilité
  • Esprit d'initiative
  • Sens de l'organisation
  • Fiable
  • Esprit d'équipe
  • Assidu
  • Capacité d'apprendre rapidement
  • Proactif

Questions de sélection

  • Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
  • Possédez-vous les certifications requises mentionnées dans l'offre d'emploi?

Expérience

  • 3 ans à moins de 5 ans

Options de conditions d'emploi

  • Jour

Avantages santé

  • Régime de soins dentaires
  • Régime de soins de santé

Avantages financiers

  • Selon la convention collective

Autres avantages

  • Stationnement disponible