Coordonnateur(trice) administratif(tive) de contrats/ Contract and Administrative Coordinator – Gatineau

EQUANS est à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) administratif(tive) pour la Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à Gatineau.

Le groupe Equans est un leader mondial du secteur des énergies et services. Le Groupe est implanté dans 20 pays et compte 90 000 collaborateurs répartis sur 5 continents. Equans conçoit, installe et fournit des solutions sur mesure pour améliorer les équipements, les systèmes et les processus techniques de ses clients et optimiser leur utilisation dans le contexte de leurs transitions énergétique, industrielle et numérique. Depuis 2022, Equans fait partie du groupe Bouygues. Actif au Canada et aux Etats-Unis depuis plus de 30 ans, Equans Services est le partenaire des entreprises, industriels et institutions qui souhaitent tendre vers des bâtiments plus connectés, gérer leurs installations de manière efficace et décarboner les infrastructures de transport et la mobilité. Nous concevons, installons et maintenons des solutions sur mesure pour améliorer les installations, les systèmes et les infrastructures de nos clients. Nos offres principales se concentrent dans les domaines suivants : 

• Gestion intégrée d’actifs et d’installations (Integrated Facility Management) ;
• Opération et maintenance de bâtiments et d’équipements ;
• Solutions d’efficacité énergétiques et plan de développement durable ;
• Automatisation des bâtiments ;
• Solutions pour le transport et la mobilité.

Pour en savoir plus, visitez www.equans.com/fr .

Sommaire du poste :

Relevant du gestionnaire des installations, la personne sélectionnée est responsable de la coordination des activités sur le site et de la tenue des dossiers divers. Le/la candidat(e) est également responsable du soutien administratif du bureau. Il/elle fournira les données à l'appui des rapports de suivi du rendement et aidera l'équipe à les préparer. Il s'agit d'un poste bilingue (français et anglais).

Responsabilités :

La personne sera responsable:

• Recevoir et gérer les appels téléphoniques ainsi que les correspondances, au besoin.
• Répondre à toutes les demandes des utilisateurs du BAC de manière courtoise et professionnelle, en conformité avec les protocoles et les procédures.
• Offrir un support administratif adéquat et variée à l’équipe locale.
• Fournir un soutien administratif à la gestion des contrats dans les installations, y compris le maintien de la conformité et la mise à jour des contrats des sous-traitants.
• Compiler les données reçues de diverses sources et les organiser de façon appropriée.
• Préparer les dossiers et les données nécessaires pour le système d’évaluation de rendement du GMAO.
• Organiser et remplir les demandes d'achat au nom de l'équipe et s'occuper de la réception des biens, des dossiers de services et des factures à travers un portail interne web.
• Aider le gestionnaire des installations à préparer les rapports et supporter lors de la préparation des comptes de dépenses.
• Aider le gestionnaire des installations à préparer et à coordonner les réunions et rédiger les procès-verbaux.
• Gérer l'inventaire des fournitures de bureau.
• Effectuer toute autre tâche administrative, au besoin.

#MON

Exigences :

• Diplôme collégial en administration ou toute expérience équivalente;
• Un minimum de 5 années d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience dans l'utilisation de tous les outils de la suite MS Office;
• Bilinguisme requis (Français et Anglais);
• Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Aptitudes :

• Aptitudes à la communication écrite et orale;
• Compétences développées en service à la clientèle;
• Esprit d'équipe, dynamique;
• Sens de l’initiative et capacité à travailler de façon autonome;
• Fait preuve d'un excellent jugement;
• Forte éthique de travail.

Ce que nous vous offrons chez EQUANS :

• Les assurances collectives dès votre embauche;
• Un programme de bonification;
• Un régime de retraite;
• Équilibre travail et vie personnelle;
• Nous croyons à l’importance de la diversité et inclusion.

Équité en emploi :

EQUANS Services Inc. souscrit aux principes d'égalité en emploi et invite donc les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Remarques :

Ce défi vous intéresse? Nous aimerions faire votre connaissance et nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature.