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Chargé de soutien administratif
Description de l'entreprise
Organisme communautaire qui offre différents services d'aide alimentaire auprès des personnes et des familles qui en ont besoin, avec un service d'accueil et de référencement personnalisé en collaboration avec les partenaires du milieu.
Description de l’offre d’emploiSous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif et clérical de haut niveau, contribuant à une gestion efficiente de l'organisme. Elle appuie le directeur général dans la réalisation de ses activités quotidiennes et dans le bon fonctionnement administratif de l'établissement.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Rédiger, réviser et mettre en page divers documents administratifs, rapports et communications internes ou externes;
- Planifier et organiser des réunions, rencontres et déplacements;
- Assurer la reproduction, la numérisation et le classement de documents;
- Effectuer l’entrée, la mise à jour et la vérification de données dans divers systèmes;
- Participer à des réunions et produire des comptes rendus, procès-verbaux ou sommaires exécutifs;
- Communiquer avec les fournisseurs, les bénévoles et les membres de l’équipe pour répondre à divers besoins opérationnels;
- Gérer l’inventaire et effectuer les commandes de fournitures de bureau et de papeterie;
- Assurer la rigueur de différentes listes (contacts, participants, bénévoles, etc.);
- Générer des rapports administratifs ou financiers, ainsi que des documents de reddition de comptes;
- Maintenir à jour un système de classement efficace, tant physique que numérique;
- Concevoir des présentations professionnelles (PowerPoint ou autre);
- Assurer un lien régulier avec le responsable de la comptabilité pour la transmission d’informations pertinentes;
- Gérer l'information sensible de façon confidentielle et sécuritaire;
- Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins de la direction.
EXIGENCES REQUISES ET PROFIL RECHERCHÉ
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, en administration ou toute autre formation ou expérience pertinente;
- Maîtrise des outils informatiques (suite Microsoft Office, Adobe et Canva)
- Bonne capacité d'analyse;
- Grande autonomie et être en mesure de prendre des initiatives significatives, notamment en lien avec le développement et la structuration du poste;
- Avoir un excellent sens de l'organisation et de la planification afin de respecter les échéanciers;
- Capacité à travailler sous pression, à gérer les priorités et à livrer un travail précis et de qualité dans des délais serrés;
- Être en mesure de rédiger efficacement divers types de documents, incluant communications, rapports et présentations;
- Aptitude à travailler en équipe et à entretenir des relations professionnelles harmonieuses avec les collègues, les membres du conseil d'administration et les bénévoles;
- Être disponible pour effectuer, au besoin, certaines tâches en dehors de l'horaire régulier.
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Deux (2) semaines de vacances payées dès la première année
- Six (6) jours de congé maladie par année
- Allocation cellulaire de 40 $ par mois
- Stationnement privé sans frais et café offert sur place
- Congés supplémentaires payés du 25 décembre au 2 janvier inclusivement
- Français parlé et écrit - Élevé
- Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
- Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
- Sens de l’initiative
- Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
