Spécialiste en procédés administratifs soutien à la gouvernance

Santé Québec est une entité neutre, imputable et opérationnelle, orientée vers la performance des activités du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission, notamment d’offrir, par l’entremise des établissements publics, des services de santé et des services sociaux dans les différentes régions sociosanitaires du Québec sous sa juridiction. 

Sa mission est de :  

• coordonner et soutenir, dans ces régions, l’offre de tels services par les établissements privés ainsi que celle de services du domaine de la santé et des services sociaux par certains autres prestataires privés;  

• appliquer la règlementation prévue par la loi de certaines activités liées au domaine de la santé et des services sociaux;  

• mettre en œuvre les orientations, les cibles et les standards déterminés par le ministre en regard à l’organisation et de la prestation de services de santé et de services sociaux;  

Profil

Libellé de la nomenclature 

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.  Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée. 

Sommaire de la fonction 

Pour la vice-présidence soutien à la gouvernance des établissements, le ou la spécialiste en procédés administratifs sera responsable de l’analyse des besoins, de l’élaboration des processus administratifs en cohérence avec ceux-ci et fournir du soutien professionnel à l’ensemble des unités de la vice-présidence adjointe Soutien à la gouvernance des établissements (VPA SGE) relativement aux systèmes administratifs qui permettent d’effectuer la gestion transversale et le suivi des dossiers, et ce, toujours dans une optique d’amélioration continue.  

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe – Gestion réseau et partenariat. Le ou la titulaire du poste contribuera activement à l’analyse, la planification et s’assure que les processus de suivi de toutes les étapes d’opération soient complétés dans le respect des directives, des plans d’action et des cadres de référence, des priorités nationales et des orientations. Il ou elle soutiendra, conseillera et accompagnera les gestionnaires relativement aux orientations at aux décisions concernant les divers dossiers de la VPASGE. Il ou elle élaborera des procédures, des mécanismes et des outils de suivi permettant d’assurer un meilleur arrimage et de meilleures communications entre les acteurs concernés et les différents secteurs d’activités. 

Cette personne contribuera à la gestion optimale des ressources pour l’ensemble de la VPA SGE et à l’efficacité des processus qui soutiennent cette gestion. Cette personne pourra également être appelée à collaborer à l’ensemble des processus administratifs du VPA SGE. 

La personne devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office telles que la planification et la coordination de dossiers complexes, la rédaction de documents, le suivi financier, la collecte et l'analyse de données.  

Le ou la candidat(e) retenue aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature en s’assurant du respect des normes et des pratiques de Santé Québec. La personne prendra en charge tous les enjeux relevant de sa compétence. Il ou elle devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le ou la spécialiste en procédés administratifs devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il ou elle est directement ou indirectement impliqué.  

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :  

• Collaborer à la mise en place des différents processus et procédures afférentes aux mécanismes de liaison et redditions de comptes avec les établissements et le MSSS et assurer les suivis nécessaires ; 

• Collaborer au développement et au déploiement d’outils selon les orientations convenues ; 

• Assurer les liens au sein de la VPA SGA, avec les autres directions et vice-présidences de Santé Québec et les établissements de Santé Québec pour les dossiers relevant de sa compétence ; 

• Participer et collaborer à divers comités de travail et de réflexion stratégique dans le cadre des différents dossiers relevant de sa compétence ; 

• Soutenir les gestionnaires dans l’opérationnalisation des projets et des programmes en assurant des suivis rigoureux des mandats qui en découlent et les conseiller dans les diverses analyses périodiques, leur suivi et l‘évaluation des mesures d’ajustement ; 

• Documenter, analyser et transmettre toutes données et informations facilitant l’actualisation des mécanismes de liaison ; 

• Collaborer avec les gestionnaires de la VPA SGE à l’élaboration d’un plan d’action annuel pour améliorer les arrimages entre les différents secteurs d’activités ; 

• Assurer un suivi rigoureux des exigences de reddition de comptes et des cibles associées, et ce, en étroite collaboration avec les gestionnaires impliqués ; 

• Assurer une vigie constante des redditions de comptes ; 

• Collaborer au partage d’expertise et à l’harmonisation des pratiques ; 

• Préparer la documentation à déposer aux instances internes et externes et en collaboration avec son supérieur immédiat, assurer les suivis des dossiers relevant de la VPA SGE ou sa DGA selon les échéanciers fixés ; 

• Répondre aux demandes partenaires internes et externes concernant ses dossiers ; 

• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérations administratives ; 

• Effectuer toutes autres tâches connexes relevant de sa compétence à la demande de la DGA ; 

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec. 

Exigences liées au poste 

• Détenir un baccalauréat en sciences de l’administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée ; 

• Expérience de deux (2) années en lien avec les fonctions dans le réseau de la santé et des services sociaux ; 

• Connaître les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel); 

• Maitriser parfaitement la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit ; 

• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents ;  

• Être à l’aise avec les outils d’intelligence artificielle, un atout ; 

• Être motivée et avoir une capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée ; 

* Toute autre formation ou combinaison d’expérience pertinente pourra être considérée. 

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec. 

Profil recherché  

• Esprit analytique et jugement ; 

• Excellentes capacités de planification, d’organisation, de rédaction et de communication ; 

• Sens de la proactivité et de l’amélioration continue ;  

• Habileté relationnelle favorisant le travail d’équipe et les partenariats ; 

• Capacité à composer avec le changement et à gérer son travail par priorités ; 

• Rigueur, précision, discrétion et haut standard de qualité dans le travail accompli ; 

• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux ;  

Autres informations relatives au poste 

• Taux horaire: 27,31$ et 50,45$ selon l’expérience
• Statut de l’emploi : Temps complet (35h/semaine) 
• Port d’attache: Montréal ou Québec 
• Lieu de travail: Possibilité d’un mode hybride
• Entrée en fonction: Dès que possible